Дайте перелік документів для угоди. Заощадьте нам час

«Дайте список документів, і ми все зберемо. Навіщо витрачати час на попередню консультацію?» — цілком практичне прохання. Мені не складно надати перелік. Якби для кожного продажу квартири існував один повний список, його можна було б надіслати в одному повідомленні й більше до цього питання не повертатися.

Такого універсального повного списку немає. Дві угоди з однаковою назвою «продаж квартири» можуть потребувати різних документів через підставу набуття майна, шлюб, співвласників, права дітей, довіреність, обтяження, оподаткування або спосіб розрахунку. Цих обставин не видно з одного запитання про перелік.

Тому існують два різні переліки. Базовий список можна надати одразу — він потрібен, щоб почати перевірку. Остаточний список складається після перегляду документів і короткого опису угоди. Документів із базового пакета майже завжди недостатньо для самого посвідчення договору: вони показують нотаріусу, які додаткові підтвердження потрібні саме у вашій ситуації.

Надто короткий шаблон створює помилкове відчуття, що все вже готове. Максимально довгий список також не розв’язує проблему: клієнт збирає зайві довідки, але може пропустити одну згоду, дозвіл або архівний документ, без якого угода не відбудеться. Час заощаджує індивідуальний перелік, складений після першої перевірки.

Базовий пакет запускає перевірку, але майже ніколи її не завершує

Наведені нижче документи не є повним переліком для посвідчення продажу. Для першого аналізу квартири зазвичай достатньо передати нотаріусу:

1. паспортні дані та податкові номери продавця і покупця;
2. документ, на підставі якого продавець набув квартиру, або відомості про державну реєстрацію права;
3. наявні документи про шлюб, його розірвання чи смерть другого з подружжя;
4. наявні документи з характеристиками квартири та відомості про співвласників і зареєстрованих мешканців;
5. короткий опис майбутньої угоди: ціна, спосіб розрахунку, участь представників та бажана дата.

На першому етапі підійдуть читабельні копії, передані узгодженим захищеним способом. Оригінали сторони приносять для вчинення нотаріальної дії. Якщо якогось документа немає, про це краще одразу повідомити: іноді відомості можна отримати з державного реєстру, а в інших випадках знадобиться дублікат або архівна довідка.

Після перегляду цього пакета майже завжди додаються індивідуальні документи. Для одного продавця достатньо підтвердити, що квартиру придбано до шлюбу. Іншому потрібна нотаріальна згода другого з подружжя. У третій справі додаються документи щодо приватизації, права користування дитини, довіреності, іпотеки або старої реєстрації в БТІ. Кожен додатковий документ підтверджує конкретну обставину, яку базовий список лише допоміг виявити.

П’ять обставин доповнюють базовий пакет

Назва угоди не дає відповідей на обставини, від яких залежить повний пакет. Його склад визначають підстава набуття майна, учасники, сімейні відносини, особливості об’єкта та майбутній розрахунок.

1. Як продавець набув майно? Купівля, приватизація, дарування, спадщина, рішення суду та поділ майна підтверджуються різними документами. Порядок вчинення нотаріальних дій містить перелік належних підстав права власності. Якщо право зареєстроване без видачі окремого паперового документа, нотаріус використовує відомості Державного реєстру речових прав. Для старих документів оцінюється, чи потрібні архівні матеріали, дублікат або внесення відомостей до сучасного реєстру.

2. Хто є власником і хто підписуватиме договір? Кілька співвласників означають участь кожного або представника з належними повноваженнями. Продаж за довіреністю потребує перевірки її чинності та змісту. Для юридичної особи додаються документи про повноваження підписанта, структуру власності та рішення уповноваженого органу, якщо воно потрібне.

3. Коли і за яких сімейних обставин придбано квартиру? Майно, набуте під час шлюбу, за загальним правилом є спільною сумісною власністю. Для договору, що потребує нотаріального посвідчення або державної реєстрації, Сімейний кодекс України вимагає нотаріально посвідченої згоди другого з подружжя. Якщо квартира належить продавцеві особисто — наприклад, отримана у спадщину чи в подарунок, — документи мають підтвердити цю підставу. Розірвання шлюбу не припиняє спільної власності на раніше набуте майно.

4. Що саме відчужується і чиї права пов’язані з об’єктом? Для квартири, частки у квартирі, будинку із земельною ділянкою та об’єкта незавершеного будівництва склад документів різний. Якщо власником або користувачем житла є дитина, недієздатна чи обмежено дієздатна особа, нотаріус перевіряє її права та визначає, чи потрібен дозвіл органу опіки й піклування. Для будинку із землею окремо перевіряються право на земельну ділянку, кадастрові відомості та обмеження.

5. Якою буде ціна і як сторони розрахуються? Ці відомості потрібні для визначення оцінки, податків, обов’язкових платежів і документів про кошти. На результат впливають вид майна, строк володіння, кількість продажів протягом року, резидентство сторін і спосіб оплати. Питання оцінки докладно розібране у статті «Чому я не формую оцінку вашої нерухомості замість оцінювача», а перевірку коштів пояснює матеріал «Фінмоніторинг за 340 000 грн»: чому нотаріус перевіряє після банку.

Ці обставини взаємопов’язані. Наприклад, успадкована квартира підтверджує особисту власність продавця, впливає на оподаткування та визначає, які відомості й копії документів про набуття права додаються до справи. Тому остаточний перелік складають після перегляду документів, а не лише за назвою послуги «продаж квартири».

Реєстрові відомості не потрібно збирати замість нотаріуса

Частину інформації нотаріус отримує безпосередньо з державних реєстрів і офіційних джерел. Зокрема, під час підготовки договору перевіряються зареєстровані права та обтяження, а за потреби — довіреність, акти цивільного стану та інші юридично значущі відомості.

Закон України «Про нотаріат» дозволяє нотаріусу витребовувати від фізичних і юридичних осіб документи, необхідні для нотаріальної дії. Якщо відповідь має надати архів, орган опіки, банк, БТІ або інша установа, її отримання може потребувати часу.

До попередньої консультації не потрібно самостійно замовляти всі можливі витяги чи оновлювати кожен старий документ. Спочатку нотаріус визначає, які відомості вже доступні, чого бракує і хто має надати відсутнє підтвердження.

Короткий опис угоди дає точний перелік

Разом із копіями базових документів одразу повідомте нотаріусу:

• хто продає і купує квартиру та чи діятиме хтось через представника;
• на підставі якого документа і коли продавець набув право;
• який сімейний стан продавця та чи пов’язані з житлом права дітей або інших захищених осіб;
• що саме продається: цілий об’єкт, частка, квартира або будинок із землею;
• якою буде ціна, спосіб розрахунку й бажана дата підписання.

Після такого опису загальний список перетворюється на робочий чек-лист: документ, хто його надає і до якого етапу він потрібен. Якщо головне питання полягає в тому, чи реально завершити оформлення того самого дня, продовження є у статті «Можна оформити квартиру сьогодні? Ми зараз принесемо документи».

Тому я можу одразу дати базовий список, але не називатиму його повним. Обіцянка універсального переліку заощаджує одне повідомлення й часто призводить до повторного збору документів або перенесення зустрічі.

Почніть із того, що вже маєте, і коротко опишіть обставини угоди. Після попереднього перегляду ви отримаєте робочий перелік саме для вашої ситуації: що вже достатньо, що потрібно відновити, які документи слід додати та які відомості нотаріус отримає самостійно.