Нотаріальна таємниця: що нотаріус не розповість навіть родичам

«Моя мама була у вас учора. Скажіть хоча б, вона зробила заповіт?» Інколи людина, яка телефонує, не просить показати документ, назвати спадкоємця чи переказати зміст розмови. Їй потрібна лише коротка відповідь: «так» або «ні». Навіть така відповідь може розкрити відомості, які нотаріус зобов’язаний зберегти в таємниці.

Нотаріус зберігає мовчання, щоб людина могла обговорити своє майно, заповіт, довіреність або сімейні обставини без ризику розголошення. Захист охоплює весь шлях: від першої консультації до зберігання документів після завершення справи.

Таємниця виникає вже під час першого звернення

Стаття 8 Закону України «Про нотаріат» відносить до нотаріальної таємниці відомості, отримані під час нотаріальної дії або самого звернення до нотаріуса. Захист охоплює особу, її майно, показані документи, обговорені права й обов’язки та мету звернення.

Наприклад, людина прийшла запитати, чи може подарувати квартиру одному з дітей. Вона показала документи, вислухала консультацію і вирішила нічого не оформлювати. Усі отримані під час цієї зустрічі відомості залишаються під захистом. Обов’язок зберігати їх поширюється також на помічника нотаріуса та інших працівників, яким інформація стала відома під час роботи.

Отже, таємниця охоплює готові документи, зміст консультації та наміри людини. Іноді саме намір розповідає про неї більше, ніж посвідчений документ.

Близька спорідненість не дає автоматичного доступу

«Я ж чоловік», «це моя мати», «ми живемо в одній квартирі» — зрозумілі людські аргументи. Закон пов’язує доступ до відомостей з участю в нотаріальній дії або з належно підтвердженими повноваженнями.

Нотаріус не може телефоном підтвердити, що родич приходив на консультацію, пояснити, які документи він приніс, чи повідомити, на кого планував видати довіреність. Навіть оригінали документів у руках того, хто телефонує, не доводять права знати зміст чужої розмови з нотаріусом.

Довідки та копії документів за загальним правилом видаються тим фізичним або юридичним особам, за дорученням яких чи щодо яких вчинялася нотаріальна дія. Представник діє в межах належно підтверджених повноважень. Після смерті людини для спадкоємців і для отримання окремих відомостей зі Спадкового реєстру застосовуються спеціальні процедури. За життя людини сама спорідненість доступу до її інформації не відкриває.

Навіть коротке підтвердження факту звернення може видати рішення, яке людина хотіла зберегти при собі.

Інформацію розкривають лише за процедурою, встановленою законом

Закон визначає конкретних осіб і органи, яким нотаріус може або повинен надати інформацію. Для кожного такого випадку встановлені підстава, форма запиту та межі відповіді.

Наприклад, документи можуть бути надані на обґрунтовану письмову вимогу суду чи органу досудового розслідування у зв’язку з конкретною справою. Окремі правила встановлені для виконавців, податкових органів, Міністерства юстиції та інших визначених законом органів. Передання передбаченої законом інформації у межах фінансового моніторингу також не вважається порушенням нотаріальної таємниці.

Для надання інформації потрібні водночас законна підстава, належно оформлений запит і визначений обсяг відомостей. Посада, родинний зв’язок, наполегливість чи посилання на «терміновість» не замінюють письмової вимоги, повноваження або документа, передбаченого законом. Нотаріус надає лише ті відомості, яких стосується законна вимога.

Існування заповіту не підтверджують родичам за життя заповідача

Заповіт часто викликає найбільше запитань. Родичі хочуть знати, чи складав його батько, чи не змінила його бабуся, хто зазначений спадкоємцем. За життя заповідача витяг зі Спадкового реєстру про наявність заповіту видається лише самому заповідачу.

Після смерті заповідача витяг про наявність заповіту можна отримати після пред’явлення документа, що підтверджує смерть. За життя заповідача нотаріус не підтверджує існування заповіту на прохання родичів.

У цьому й полягає сенс таємниці: людина може вільно розпорядитися своїм майном, змінити рішення або скасувати заповіт, не звітуючи про це родині за життя.

Таємниця не має строку давності

Правила професійної етики нотаріусів України прямо встановлюють, що дія принципу конфіденційності не обмежена в часі. Зміна нотаріуса, припинення спілкування з клієнтом або давність події не перетворюють закриту інформацію на тему для розмови.

Вимога конфіденційності охоплює розмови, документи та організацію роботи. Документи мають зберігатися без доступу сторонніх; працівники нотаріальної контори також зобов’язані берегти отримані відомості. Нотаріус не може використовувати таку інформацію для власної чи чужої вигоди або у спосіб, здатний зашкодити людині.

Професійна стриманість дає людині змогу повідомити нотаріусу всі обставини, необхідні для законного оформлення документа, без страху, що почуте стане сімейною новиною.

Як отримати потрібну інформацію законно

Якщо вам потрібна довідка, копія документа або інформація про нотаріальну дію, запитайте нотаріуса, який документ підтвердить ваше право її отримати. Відповідь залежатиме від ситуації: чи були ви стороною правочину, чи дієте як представник, чи відкрилася спадщина, чи є офіційне провадження.

А якщо ви самі хочете, щоб інша людина могла передати документи, спілкуватися з нотаріусом або отримати результат, обговоріть це заздалегідь. Нотаріус пояснить, які повноваження потрібно оформити і який канал зв’язку буде належним.

Завдяки нотаріальній таємниці особисте рішення людини залишається під її контролем. Доступ до захищених відомостей отримує лише той, чиє право підтверджене у встановленому законом порядку.